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Cuales son segun la ley de archivos los 6 grandes apartados de la gestion documental?
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- Identificacion
- Valoracion - Organizacion - Descripcion - Conservacion - Servicio |
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Como se define la identificacion en archivistica?
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La identificacion es una fase de la gestion documental, previa a la organizacion, y consistente en conocer los datos fundamentales del organismo productor y la documentacion que produce y el archivo recibe. Se identifican asi organos y sus fondos (series)
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Que dos tipos de identificacion documental diferenciamos?
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- Identificacion de los organos productores
- Identificacion de los fondos documentales (las series) |
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Que es la organizacion documental como fase del tratamiento documental?
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La organizacion es un proceso posterior a la identificacion, y se divide en:
- Clasificacion, o division de los fondos en secciones logicas, diferenciadas y jerarquicas - Ordenacion, en la que las distintas clases se agrupan internamente en secuencias siguiendo un orden logico |
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Que es la Clasificacion como actividad dentro de la organizacion documental?
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La Clasificacion consiste en separar las distintas agrupaciones de las que consta el fondo, creando una estructura jerarquica, que en su forma esencial sera fondo, series y documentos.
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Cual es la clasificacion mas esencial que contemplamos en un archivo?
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Fondo, series y documentos
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En un archivo complejo, que puede contener una clasificacion mas alla de sus elementos esenciales?
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Mas alla de fondo, series y documentos; un archivo complejo podria contener: Fondo, Secciones, Subsecciones, Actividades, Series, Documentos
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Que formas de clasificar tenemos en archivistica?
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- Clasificacion funcional, basada en las distintas actividades que realiza el organismo
- Clasificacion organica, basada en la estructura organizativa de la institucion - Clasificacion por materias, en desuso en archivistica, por romper sus principios fundamentales. Solo podria estar justificada para colecciones de formatos especiales (dibujos, pergaminos, mapas…) |
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Que factores influyen en la eleccion de un sistema de clasificacion funcional u organico?
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Principalmente la estabilidad en el tiempo de la estructura de una institucion, que de ser invariable justificara una clasificacion organica. En contraste, una institucion con vaivenes organizativos, cambios de funciones, fusiones y extinciones de organismos; requiere de una clasificacion funcional, ya que las actividades suelen permanecer. Tambien es comun un sistema de clasificacion mixta (organico-funcional)
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Cual es el producto de la clasificacion documental?
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El Cuadro de Clasificacion, una estructura jerarquica con codigos numericos, donde se reflejan las principales agrupaciones de un fondo
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Que es un Cuadro de Clasificacion?
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Es el producto de la clasificacion, una estructura jerarquica con codigos numericos, donde se reflejan las principales agrupaciones de un fondo
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Que es la ordenacion como parte de la organizacion documental?
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La ordenacion es la operacion archivistica que establece secuencias dentro de las categorias y grupos, de acuerdo a criterios cronologicos o alfabeticos; o a secuencias de numeros, o numeros y letras
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Sobre que niveles se hace la Ordenacion Documental?
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La ordenacion se aplica a los documentos, expedientes, series, subsecciones, secciones y fondos; teniendo cada nivel su sistema de ordenacion preferente
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Que tipos de Sistemas de Ordenacion tenemos?
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- Ordenacion cronologica
- Ordenacion alfabetica - Ordenacion numerica - Ordenacion alfanumerica |
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Como es la ordenacion a nivel de documento dentro de los expedientes?
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Los documentos se ordenan dentro de los expedientes siguiendo un orden cronologico segun la data de creacion de cada documento, reflejando la secuencia de tramitacion
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Como es la ordenacion a nivel de expediente?
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Los expedientes se ordenan dentro de las series por orden cronologico, atendiendo a las datas extremas (datas del documento que inicia el procedimiento y del que lo resuelve); considerando en primer lugar el año inicial, y en segundo lugar el año final. Tambien es comun la ordenacion alfabetica por nombres de persona o lugar
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Relaciona documentos simples y compuestos con documentos y expedientes:
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- Los documentos simples se relacionan con los documentos unitarios, que pueden formar parte de un documento compuesto o expediente
- El documento compuesto se entienden como un expediente, formado por multiples documentos |
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Que entendemos por documentos simples y compuestos?
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- Documento simple: documento unitario que puede funcionar por separado dentro de una serie o formar parte de un expediente, o documento compuesto. Su datacion refiere a la fecha de creacion de dicho documento
- Documento compuesto: viene a ser el expediente, un conjunto de documentos simples que reflejan la tramitacion de un procedimiento a lo largo del tiempo hasta su resolucion. Por eso su datacion atiende a las fechas extremas, del documento que inicia el tramite y del que lo resuelve |
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Como es la Ordenacion de expedientes?
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Los expedientes se ordenan dentro de las series por orden cronologico, atendiendo a las datas extremas (datas del documento que inicia el procedimiento y del que lo resuelve); considerando en primer lugar el año inicial, y en segundo lugar el año final. Tambien es comun la ordenacion alfabetica por nombres de persona o lugar
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Como se ordena cronologicamente por fechas extremas?
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Se atiende a las fechas del documento que inicia el procedimiento y del que lo resuelve. Se atendera en primer lugar a la fecha inicial, y en segundo lugar a la fecha final
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En que consiste el metodo onomastico de Ordenacion alfabetica?
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Consiste en utilizar los nombres de persona como termino usado en la ordenacion alfabetica de unidades documentales. Se ordena poniendo el primer apellido, el segundo y el nombre propio
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Como se denomina al metodo de Ordenacion Documental que atiende a los nombres de persona?
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Es, dentro del sistema de Ordenacion Alfabetica, el metodo onomastico
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Que tipo de expedientes son los idoneos para la Ordenacion por metodo onomastico?
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El metodo onomastico es el idoneo para serie de expedientes personales
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Que es el metodo geografico o toponimico de Ordenacion?
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Es un tipo de Ordenacion de unidades documentales que utiliza los nombres de lugar, por ser representativos de su informacion. Tiene dos variantes: ordenar los lugares por jerarquia, de las agrupaciones mayores a las menores; u ordenar los lugares por orden alfabetico
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En que consiste la Ordenacion Numerica?
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En este tipo de Ordenacion se utiliza una secuencia correlativa de numeros que referencian las unidades documentales. Es muy usada en documentacion contable, en la ordenacion de expedientes que cuenten con un numero de expediente; y es el metodo idoneo para ordenar unidades de instalacion (cajas)
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Que es la Ordenacion Alfanumerica?
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Un tipo de Ordenacion documental basada en el uso conjunto de letras y numeros para componer codigos de ordenacion
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En un archivo, como se elige el metodo mas adecuado de ordenacion?
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El metodo de ordenacion se elige buscando la mejor y mas rapida localizacion de los documentos, para una informacion mas inmediata. Por ello, a cada serie le puede favorecer un tipo de ordenacion u otro, y requerira su estudio previo
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Cual es el tipo de Ordenacion mas empleado?
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La Ordenacion Cronologica, aunque en otras series y expedientes puede ser mas conveniente la onomastica, la toponimica o la numerica
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Cita labores relacionadas con la Ordenacion:
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- Desdoble o despliegue (mas relacionado con la instalacion quizas)
- Signaturacion y sellado (este ultimo en desuso) - Datacion - Foliacion y numeracion - Agregacion |
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En que consiste el desdoble o despliegue?
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Es una actividad relacionada con la ordenacion e instalacion. Consiste en estirar aquellos documentos que se encuentren plegados, doblados, enrollados, etc. facilitando su ordenacion y conservacion. Fue una practica comun en documentos, planos y mapas de los siglos XVIII y XIX
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Que podemos destacar de la signaturacion y el sellado?
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Suelen hacerse en las carpetas contenedoras de los documentos, a fin de evitar hacer marcas directamente en estos. El sellado es una operacion en desuso
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En que consiste la datacion?
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Consiste en anotar en los propios documentos o en carpetas contenedoras datos sobre el documento, y en concreto la fecha de creacion, para facilitar el encuentro y evitar la desordenacion por un uso frecuente
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En que consiste la foliacion y numeracion?
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Consiste en asignar numeros correlativos, visibles fisicamente en los documentos y unidades de instalacion. La numeracion se hace a las unidades archivisticas, y la foliacion se hace sobre cada folio escrito en una unidad de instalacion
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En que consiste la agregacion como actividad relacionada con la ordenacion?
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Consiste en devolver a su lugar adecuado documentos que efectivamente estan descolocados. Suele ocurrir dentro de las series, o incluso entre series o fondos diferentes
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Quien desarrollo la teoria de los valores primario y secundario de los documentos?
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Schellemberg, en los años 50, es el que establece la teoria de los dos valores de la documentacion
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Quien desarrollo la teoria de los valores primario y secundario de los documentos?
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Schellemberg, en los años 50, es el que establece la teoria de los dos valores de la documentacion
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Quien desarrollo la teoria de los valores primario y secundario de los documentos?
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Schellemberg, en los años 50, es el que establece la teoria de los dos valores de la documentacion
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Quien desarrollo la teoria del ciclo vital de los documentos?
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Wiffels en 1974
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Quien desarrollo la teoria del ciclo vital de los documentos?
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Wiffels en 1974
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Quien desarrollo la teoria del ciclo vital de los documentos?
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Wiffels en 1974
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Cual podemos decir que es el objetivo final de la valoracion de documentos?
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La valoracion de documentos busca descubrir y apreciar los valores inherentes al documento, con el objetivo final de la destruccion de todo documento que no sea imprescindible
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En que consiste la seleccion en archivisitica?
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Consiste en localizar las unidades documentales a eliminar predefinidas en el proceso de valoracion
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En que consiste la eliminacion en archivistica?
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Tras la valoracion y la seleccion, es el proceso final de destruccion de los documentos seleccionados, que ha de hacerse con las garantias fisicas que impidan su reconstruccion y uso
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Como se llevan a cabo los procesos de valoracion, seleccion y eliminacion?
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- Primero se hace la valoracion, descubrimiento de los valores inherentes al documento, con el objetivo final de la destruccion de todo documento que no sea imprescindible
- Tras la valoracion se hace la seleccion, en la que se localizan las unidades documentales a eliminar predefinidas en la valoracion - La eliminacion de los documentos seleccionados es el proceso final de su destruccion, que ha de hacerse con las garantias fisicas que impidan su reconstruccion y uso |
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Que es el muestreo?
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El muestreo es una pequeña fraccion de la documentacion que se va a eliminar, que se guarda como testimonio de esa actividad en ese tiempo
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Que es el muestreo?
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El muestreo es una pequeña fraccion de la documentacion que se va a eliminar, que se guarda como testimonio de esa actividad en ese tiempo
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Como se llama a la pequeña fraccion de la documentacion a eliminar, que se guarda como testimonio de esa actividad en ese tiempo?
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Muestreo
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Que tipos de muestreo podemos mencionar?
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- Muestreo aleatorio o probabilistico, donde la muestra se toma al azar
- Muestreo sistematico, donde se escogen documentos de la serie siguiendo un sistema preestablecido, o documentos especificos que representen la actividad |
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En Galicia, que organismo autonomico se encarga de los estudios de identificacion/valoracion de series y procede a determinar su conservacion o eliminacion?
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Creado con la Ley de Galicia 7/2014, es el Consello de Avaliacion Documental de Galicia
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En Galicia, que organismo autonomico se encarga de los estudios de identificacion/valoracion de series y procede a determinar su conservacion o eliminacion?
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Creado con la Ley de Galicia 7/2014, es el Consello de Avaliacion Documental de Galicia
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En Galicia, que organismo autonomico se encarga de los estudios de identificacion/valoracion de series y procede a determinar su conservacion o eliminacion?
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Creado con la Ley de Galicia 7/2014, es el Consello de Avaliacion Documental de Galicia
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En Galicia, que organismo autonomico se encarga de los estudios de identificacion/valoracion de series y procede a determinar su conservacion o eliminacion?
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Creado con la Ley de Galicia 7/2014, es el Consello de Avaliacion Documental de Galicia
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Que es el Consello de Avaliacion Documental de Galicia?
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Es el organismo autonomico, creado con la Ley de Galicia 7/2014, que se encarga de efectuar la identificacion/valoracion de series y procede a determinar su conservacion o eliminacion
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Que es el Consello de Avaliacion Documental de Galicia?
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Es el organismo autonomico, creado con la Ley de Galicia 7/2014, que se encarga de efectuar la identificacion/valoracion de series y procede a determinar su conservacion o eliminacion
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En que consiste la Descripcion Documental?
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Con la Descripcion, a las unidades documentales se les añade informacion que facilitara su identificacion y recuperacion; tanto a los fondos, las series como los expedientes y documentos
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Con que operacion documental se relacionan las normas ISDIAH o ISAD?
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Con la descripcion. Concretamente, la ISDIAH se usa para describir archivos y fondos con las guias; e ISAD para describir series y documentos a traves de inventarios y catalogos respectivamente
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Que niveles de descripcion se han teorizado en archivistica?
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Podemos establecer 3 niveles de descripcion:
- Primer nivel: Se dirige a la descripcion de fondos de archivo, e incluso a la informacion sobre el propio archivo. Se hace a traves de guias -Segundo nivel: Se dirige a la descripcion de las series pertenecientes a un fondo, una seccion, una subseccion o actividad. Se hace a traves de inventarios - Tercer nivel: Se dirige a la descripcion de los propios expedientes y documentos. e hace a traves de los catalogos |
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Explica el primer nivel de descripcion archivistica:
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El primer nivel de descripcion se dirige a los fondos de archivo, e incluso a la informacion sobre el propio archivo. Se hace a traves de las guias
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Explica el segundo nivel de descripcion archivistica:
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El segundo nivel de descripcion se dirige a las series pertenecientes a un fondo, una seccion, una subseccion o una actividad. Se hace a traves de los inventarios
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Explica el tercer nivel de descripcion archivistica:
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El tercer nivel de descripcion se dirige a los propios documentos y expedientes. Se hace a traves de los catalogos
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Que norma internacional se usa para la descripcion de primer nivel?
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Para la descripcion en el primer nivel, de fondos y archivos a nivel general, se usan las guias, cuya norma internacional el ISDIAH
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Que normal internacional se usa para la descripcion de segundo y tercer nivel?
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Para la descripcion de segundo y tercer nivel, de series a traves de inventarios, y documentos a traves de catalogos respectivamente; se usa la norma internacional ISAD
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Explica la herramienta archivistica de la guia:
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La guia se considera el producto de la descripcion de primer nivel, que informa de una manera general sobre la docuentacion de uno o varios archivos
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Explica la herramienta archivistica del inventario:
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El inventario se considera el producto de la descripcion de segundo nivel, que describe breve y colectivamente los documentos de las series documentales
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Explica la herramienta archivistica de los catalogos:
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Se trata de la herramienta de descripcion de tercer nivel, que describe de forma ordenada e individualizada las piezas documentales. Por ello solo se considera factible para documentos de gran valor
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Que se describe en el primer nivel con las guias?
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Se describe de forma general un archivo o grupo de archivos
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Que se describe en el segundo nivel con los inventarios?
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Se desciende al nivel de serie, detallando los documentos que conforman cada una de ellas
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Que se describe en el tercer nivel con los catalogos?
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Se describe de forma ordenada e individualizada las piezas documentales
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Que herramienta de descripcion esta al nivel de uno o varios archivos?
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La guia
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Que herramienta de descripcion esta al nivel de las series?
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El inventario
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Que herramienta de descripcion esta al nivel del documento?
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Los catalogos
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Cita los elementos indispensables de cada asiento catalografico:
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- Datos de localizacion (Fondo, Seccion, Subseccion, Serie. Y Signatura)
- Caracteres internos (Datas cronica y topica. Contenido) - Caracteres externos (Medidas, Numero de hojas, Tipografia, Estado de conservacion…) |
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Que datos de localizacion se deben incluir en el asiento catalografico de un documento?
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- Fondo, Seccion, Subseccion, Serie
- Signatura |
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Que datos de localizacion se deben incluir en el asiento catalografico de un documento?
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- Fondo, Seccion, Subseccion, Serie
- Signatura |
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Que caracteres internos se incluye en un asiento catalografico de un documento?
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- Las datas cronica y topica
- El contenido: Autor, otorgante y destinatario; tipologia documental; resumen del contenido |
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Que caracteres internos se incluye en un asiento catalografico de un documento?
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- Las datas cronica y topica
- El contenido: Autor, otorgante y destinatario; tipologia documental; resumen del contenido |
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Dentro de los caracteres internos de un asiento catalografico de un documento, que informacion se puede aportar sobre el contenido del documento?
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- Autor, otorgante y destinatario
- Tipologia documental (Diplomatica y juridica) - Resumen del contenido |
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Que tipos de datas existen en descripcion archivistica?
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- Data cronica, que ubica el documento en el tiempo de su creacion
- Data topica, que ubica el documento en su lugar de creacion |
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En archivistica, como se suele indicar una fecha que no aparece expresamente en el documento?
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Se indicara entre corchetes o, segun NOGADA, indicando entre parentesis al lado de la fecha que es aproximada
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Si no es posible datar un documento, como se indicara?
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Poniendo entre parentesis las iniciales (s. d.) o (s. l.) segun nos falte la data cronica o topica respectivamente
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Si no es posible datar un documento, como se indicara?
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Poniendo entre parentesis las iniciales (s. d.) o (s. l.) segun nos falte la data cronica o topica respectivamente
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Si no es posible datar un documento, como se indicara?
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Poniendo entre parentesis las iniciales (s. d.) o (s. l.) segun nos falte la data cronica o topica respectivamente
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En datacion archivistica, como se suelen separar entre si los años; y los años, meses y dias?
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- Los años mediante barra: AAAA/AAAA
- Los años, meses y dias con guiones: AAAA-MM-DD |
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En datacion archivistica, como se suelen separar entre si los años; y los años, meses y dias?
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- Los años mediante barra: AAAA/AAAA
- Los años, meses y dias con guiones: AAAA-MM-DD |
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Que instrumentos auxiliares de descripcion tenemos en archivos?
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En archivos contamos con instrumentos auxiliares de descripcion que requieren de la existencia de guias, inventarios y catalogos. Son:
- Los indices - Los tesauros |
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Cita las principales normas de descripcion archivistica:
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- ISAD
- ISDIAH (Descripcion de archivos, guias) - NOGADA (Norma GAlega de Descripcion Arquivistica) - NEDA (Norma Española de Descripcion Archivistica) - ISDF (Descripcion de Funciones) - ISAAR (Descripcion de personas, entes y familias) |
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Cita las principales normas de descripcion archivistica:
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- ISAD
- ISDIAH (Descripcion de archivos, guias) - NOGADA (Norma GAlega de Descripcion Arquivistica) - NEDA (Norma Española de Descripcion Archivistica) - ISDF (Descripcion de Funciones) - ISAAR (Descripcion de personas, entes y familias) |
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Cita las principales normas de descripcion archivistica:
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- ISAD
- ISDIAH (Descripcion de archivos, guias) - NOGADA (Norma GAlega de Descripcion Arquivistica) - NEDA (Norma Española de Descripcion Archivistica) - ISDF (Descripcion de Funciones) - ISAAR (Descripcion de personas, entes y familias) |
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Cita las principales normas de descripcion archivistica:
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- ISAD
- ISDIAH (Descripcion de archivos, guias) - NOGADA (Norma GAlega de Descripcion Arquivistica) - NEDA (Norma Española de Descripcion Archivistica) - ISDF (Descripcion de Funciones) - ISAAR (Descripcion de personas, entes y familias) |
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Que es ISDF?
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Una norma de descripcion archivistica para la Descripcion de Funciones
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Que es ISAAR?
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Una norma de descripcion archivistica para la Descripcion de Personas, Entes y Familias
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Que es NEDA?
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La Norma Española de Descripcion Archivistica
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Como se llama la norma gallega de descripcion archivistica?
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NOGADA
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Como se llama la norma española de descripcion archivistica?
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NEDA
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Que es un indice como instrumento auxiliar de descripcion?
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Es una herramienta que recoge nombres de personas, lugares o materias de los instrumentos de descripcion principales, y los ordena alfabeticamente para su facilitar su encuentro y localizacion
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Que tipos de indices archivisticos hay?
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- Particulares: Onomastico, Topografico o de Materias
- Generales: Que reunen a todos los anteriores en uno solo |
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Que tipos de indices archivisticos particulares hay?
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- Indice Onomastico: Nombres de persona
- Indice Topografico: Nombres de lugares - Indice de Materias |
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Explica los tesauros en archivistica:
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Son un instrumento de descripcion auxiliar, muy en desuso, que recoge todos los terminos posibles de los documentos del fondo, y los relaciona, creando un vocabulario controlodo y estructurado
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