Administracion General

la administración no existe sin la organización y esta última a su vez no existe sin los seres humanos, las relaciones que generamos y las acciones que le dan vida y le permiten lograr su propósito
Entonces cualquier cuestión que impacte en nosotros los seres humanos y la forma en que nos vemos a nosotros mismos y a los demás, nos relacionamos e interactuamos, tiene un impacto organizacional indiscutible

Cualquiera sea la definición que usemos para conceptualizar la “organización” lo que la caracteriza son sus elementos básicos:
-El propósito que persigue o fin
-El ser humano que la conforma
-El contexto social y cultural donde logra su propósito
- el conjunto de relaciones de autoridad, coordinación y comunicación del grupo humano, entre si y con el exterior

Hay una comprensión fundamental subyacente en la ciencia de la administración y es que toda empresa de negocios es un sistema del más alto orden, un sistema donde las partes son seres humanos contribuyendo voluntariamente con su conocimiento, habilidades y dedicación a un propósito de negocio específico. Y lo que caracteriza a cualquier sistema de la clase que sea, es la “interdependencia”, lo cual significa que no necesariamente se mejora el sistema como un todo, por el hecho de mejorar una función particular. En realidad lo que importa en un sistema es su funcionamiento como un todo, lo cual es resultado de su crecimiento y equilibrio dinámico, ajuste e integración, más que su mera eficiencia técnica.

Administración” o “gestión” (management) en cualquier área de negocios y actividades organizacionales es el acto de mantener unidas a las personas para alcanzar metas y objetivos deseados eficiente y efectivamente.
Comprende entonces: planear, organizar, comunicar y motivar, medir y desarrollar personas.
Y como las organizaciones pueden ser vistas como sistemas, la administración o gestión también puede ser definida como acción humana, incluyendo diseño, para facilitar la producción de salidas útiles de un sistema. Esta visión abre la oportunidad de “administrarse” o “gestionarse” uno mismo, como prerrequisito de poder gerenciar a “otros”.

Administración es tanto una disciplina como una práctica. Es policéntrica (tiene muchos centros y elementos interrelacionados).
Uno debe integrar todos los elementos dentro de una estructura y entender que el “todo” es más grande y distinto de las suma de sus “partes”.
¿Cómo vio Peter Drucker la Administración?

Proceso de diseñar y mantener un entorno en el que trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos específicos.

-Planeación
-Organización
-Integración del Personal
-Dirección
-Control

-Técnicas: Manejar herramientas
-Humanas: Trabajo en equipo, ambiente confortable, etc.
-De Conceptualización: Percibir el panorama gral., distinguir los elementos significativos de cada situación.
-De Diseño: Capacidad de resolver problemas.

Empírico o de casos
De los papeles administrativos
De contingencias o situacional
Matemático o de la Ciencia de la Adm.
De la Teoría de las Decisiones
De la Reingeniería
De Sistemas
Del Comportamiento grupal
Del Comportamiento interpersonal
Marco de las 7 S de Mckiney
De la Adm. De Calidad Total
Del Proceso Adm. U operacional.

El impacto de y la probabilidad que una amenaza pueda afectar adversamente la capacidad de una organización para alcanzar sus objetivos y estrategias de negocios”

Una acción o evento que podría exponer potencialmente a una compañía a un riesgo,
Un dicho o un hecho que anticipa la ocurrencia de un riesgo.

Los riesgos como tales no son constantes y están sujetos a cambios todo el tiempo, esto a su vez afecta:
¿A nosotros en nuestro trabajo?
¿A nuestros clientes?

Cambios en las condiciones económicas y sociales a nivel mundial y local: Globalización; Comunidades económicas– Euro; Sucesos políticos.
Cambios regulatorios: Sarbanes Oxley act,
Cambios en las industrias
Cambios y/o avances tecnológicos: e-Commerce; Telecomunicaciones ; nuevas tecnologías.
Cambios en los requerimientos de negocios

Inherente vs. Residual;
El riesgo inherente se refiere al que existe antes de su tratamiento, es decir el que afronta la organización en ausencia de ninguna medida para controlarlo y alterar su impacto y probabilidad.
El riesgo residual también conocido como “exposición” o “vulnerabilidad”, es el que queda luego de haber intentado mitigar el riesgo inherente. Es decir es el remanente que la organización decide tomar.

El riesgo no Remunerado toma su nombre del hecho que no existe ningún premio o recompensa por tomarlo (el riesgo que afecta las operaciones, la integridad de la información, la privacidad, el cumplimiento con leyes y regulaciones)
El riesgo remunerado se enfoca a la creación de valor, involucra asumirlos con miras al crecimiento futuro, incluyendo el poner en riesgo el capital haciendo apuestas rentables. En estos casos las organizaciones reciben un premio por tomar un riesgo. (por ejemplo, nuevos productos, servicios, negocios, modelos, alianzas o fusiones)

Un atributo importante de aquellas organizaciones que gerencian inteligentemente los riesgos es su capacidad para combinar los conceptos de probabilidad con vulnerabilidad e interacción de riesgos.

Probabilidad:
La consideración de la probabilidad de ocurrencia de un evento es importante y está bien arraigada en los programas tradicionales de gerenciamiento de riesgo. Realmente, muchos riesgos ocurren con cierta regularidad que permiten modelizarse usando técnicas estadísticas.
Sin embargo la probabilidad tiene menos valor para aquellos riesgos que ocurren fuera de fluctuaciones normales, o por ejemplo donde el evento sea raro o sin precedentes, o donde las reglas son desconocidas o cambian rápidamente o donde las causas son manejadas por factores externos más allá del control individual de la organización.
Ej. Huracán Katrina

Es el efecto que la ocurrencia de la amenaza tendría sobre el logro de los objetivos propuestos.

Vulnerabilidad o exposición
Es el remanente del riesgo gerenciado y aceptado, es aquello a lo que nos exponemos no obstante haberle dado tratamiento al riesgo.
Velocidad de ataque (inicio)
Es el tiempo que se toma el evento en afectar al negocio y es importante pues nos permite determinar con cuánta anticipación debemos prepararnos.
Interacción de riesgos
Es la confluencia de dos o más riesgos sobre una misma situación. No se requiere definición sino simplemente su consideración como un factor vital en cualquier gestión de riesgos. Le da realismo al aportarle la complejidad del mundo actual.

La visión tradicional del enfoque basado en riesgos era considerar las dimensiones de Impacto y probabilidad, por lo tanto sólo merecían tratamiento aquellos riesgos que eran de alto impacto y alta probabilidad.

En la visión actual el énfasis está puesto en la vulnerabilidad y la interacción como factores clave. Por supuesto, este hecho no significa que la probabilidad sea dejada de lado.
El hecho es simple: si un riesgo es tanto relevante como de extremadamente alto impacto, éste debe ser tratado sin importar si la probabilidad es remota.
No obstante, decimos que debe ser “tratado” no necesariamente mitigado.
Una organización seguramente no podrá dispensar toda su atención y recursos monetarios a gerenciar y mitigar riegos con baja probabilidad y alto impacto

Riesgos internos:
Estratégicos
Financieros
Litigios y contingencias
Responsabilidad social
Operacionales
De procesos
Riesgos externos:
Leyes y regulaciones nacionales y extranjeras
Económicos
Tecnológicos (innovaciones, tecnológicos, comunicaciones)
Desastres naturales
Desastres ambientales
Pandemias
Desastres financieros

La gestión o tratamiento de riesgos normalmente considera tres soluciones.
-Evitar riesgos
-Transferir riesgos
-Mitigar riesgos
La decisión que se tome estará directamente relacionada con lo que se conoce como “apetito al riesgo” o la “propensión para la toma de riesgos”. Este concepto involucra en cada caso hasta dónde la organización quiere “apostar” en relación a la ocurrencia del evento.
En el caso de los riesgos no remunerados, la ganancias derivadas de un mayor apetito al riesgo tenderían a cero.
En donde mejor se ve este concepto es en los riesgos remunerados, donde un mayor apetito implica mayores ganancias en caso de no producirse el evento.

Los 6 verbos que constituyen la función gerencial:
Planificar
Organizar
Motivar/Comunicar
Medir
Desarrollar personas

El Control de Gestión es una forma de CONTROL que ejerce la administración y que persigue un doble propósito: por un lado medir los resultados obtenidos mediante la gestión de recursos y validar que los mismos se encuentren alineados con los objetivos de esa gestión, y por otro lado, como una de las fuentes de información disponible para ser usada en la toma de decisiones

Características
Está en el pasado, ya que sólo mide lo ocurrido.
Es un control de monitoreo que nos dice que fue bien qué no tan bien.
Es una fuente de información primaria que aporta contexto al tomar decisiones.

Qué precisamos para hacerlo?:
Definir los Objetivos a monitorear
Definir qué quiero monitorear de ese objetivo, cómo y cuándo quiero verlo (KPI´s)

Definir la información que necesito para hacerlo – De dónde y cómo la extraigo (Data mining)
Definir qué tratamiento requiere la información – Inteligencia (BI)
Definir cómo voy a mostrar las conclusiones o KPI´s

Control Interno
Caracaterísiticas
Es una parte de la función de administración
Conforma los planes de tratamiento de riesgos y por ello contribuyen al logro del objetivo perseguido.
Está dentro del proceso que gestiona el objetivo
Lo ejerce las áreas que ejecutan su gestión
Requiere ser medido

Control de Gestión
Caracaterísiticas
Es una parte de la función de administración
Se constituye como una función o control de monitoreo
No gestiona ningún objetivo organizacional
Es ejercido por un área staff o de aseguramiento

Es una palabra compuesta, viene del latín ¨visus¨ que significa examinar un instrumento poniéndole el visto bueno; y del latín ¨super¨ que significa preeminencia o privilegio, ventaja o preferencia por razón o mérito especial.
Es entonces darle el visto bueno a una actividad desde una mirada que está por sobre la mirada de quien lo hizo.
Forma parte de la función administrativa de CONTROLAR y específicamente del Control Interno.

-Una dimensión operativa o ejecutora, de darle el ok a una actividad o serie de actividades con la finalidad de validar que las mismas se ejecutan orientadas al logro del objetivo.
-Una dimensión administradora, al ser una función de un nivel superior, monitor y que involucra planificar, organizar, liderar y desarrollar recursos.

Control interno (dentro del proceso o al nivel de la entidad)
Supervisión
Monitoreo (control de gestión, auditoria interna

El “Gerenciamiento de Riesgo” (ERM) en su sentido más amplio involucra la gestión de los riesgos a los que se enfrenta una organización y que amenazan su supervivencia, es decir, el conjunto de actividades, relaciones y decisiones orientadas a tratar el potencial de que una pérdida exista, por la ocurrencia de un evento o una serie de eventos, con un efecto adverso sobre el logro de los objetivos de una organización.

Una organización lleva a cabo un “Gerenciamiento inteligente de riesgos” cuando aplica sus capacidades de manera consciente, comprometida e inteligentemente para el análisis, identificación, evaluación y decisión acerca de cómo va a administrar esos riesgos.
Incluye:
el deseo de evitar que algo negativo ocurra (por ejemplo prevenir que un hacker robe nuestra base de datos)
El riesgo como una vulnerabilidad ante un hecho económico negativo
la necesidad de alcanzar algo positivo (aprovechar las ventajas competitivas que una nueva regulación interna o externa pueda brindar o la desaparición de un competidor)
El riesgo como habilidad para anticipar y reaccionar a las oportunidades del mercado

1. Equilibrio. A cada grupo con una función asignada es necesario otorgarle el control de sus actividades.
2. Oportunidad. El control para que sea eficaz necesita ser oportuno.
4. Desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación al proceso específico requieren ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron y corregir para el futuro.
5.Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control requiere justificar el costo que este representa en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
6. Excepción. El control podría aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
7. De la función controlada. Se requiere que quien controla no sea quien realice el control. Control por oposición o Segregación de funciones (SOD).

Por la oportunidad y acción
Preventivo

Detectivo

Correctivo

Por su naturaleza
Automático

Manual

Establecimiento de estándares
Medición
Corrección
Retroalimentación

Conocer cuáles son los riesgos que queremos tratar y la estrategia de cobertura que adoptamos.
Que los controles que se establezcan sean apropiados a los riesgos que intentan cubrir. (estrategia)
Definir los procesos claramente y/o los estándares que se usarán.
Enrolar al personal clave en los procesos y controles.
Evaluar periódicamente la efectividad de los controles, eliminando aquellos que no son efectivos, simplificándolos y combinándolos con el fin de lograr el propósito de cobertura deseada.

Es un proceso que define objetivos, estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos, establece una organización para la instrumentación de las decisiones e incluye una revisión del desempeño, junto con mecanismos de retroalimentación para el inicio del nuevo ciclo

Propósito o Misión
Objetivos o Metas
Estrategias
Políticas
Procedimientos
Reglas
Programas
Presupuestos

Atención a las Oportunidades
Establecimiento de Objetivos o metas
Desarrollo de Premisas
Determinación de Cursos alternativos
Evaluación de Cursos alternativos
Selección de un Curso de acción
Formulación de Planes derivados
Traslado de Planes a cifras a través de Presupuestos

Para ser efectivas, estrategias y políticas deben ponerse en práctica por medio de planes, tan minuciosos en sus detalles como lo exija la consideración de hasta los componentes mas elementales de las operaciones.
Las tácticas son los planes de acción para la ejecución de las estrategias. Estas deben apoyarse en tácticas efectivas

Insumos de la Organización
Análisis de la indrustria
Perfil empresarial
Orientación de ejecutivos, valores y visión
Propósito, objetivos principales e intención estratégica
Ambiente externo presente y futuro
Ambiente interno
Desarrollo de estrategias alternativas
Evaluación y elección de estrategias
Planeación de mediano y corto plazo, instrumentación mediante la reingeniería de la estructura organizacional, liderazgo y control.
Prueba de congruencia y planeación de contingencias.

-Comunicar las estrategias a todos los administradores clave responsables de tomar decisiones
2.- Desarrollar y comunicar premisas de planeación
3.- Comprobar que los planes de acción contribuyan a los objetivos y estrategias principales y sean reflejo de ellos
4.- Revisar regularmente las estrategias
5.- Desarrollar estrategias y programas de contingencia
6.- Adecuar la estructura organizacional a las necesidades de planeación
7.- Insistir permanentemente en la planeación y la instrumentación de estrategias
8.- Crear un clima empresarial que induzca a la planeación

PODER como POSIBILIDAD…de hacer algo, de obtener un resultado, de lograr que las cosas sucedan…en esta acepción la palabra es usada como un Verbo

Y es un verbo que tiene poder…casualmente…cuando digo YO PUEDO, estoy declarándome APTO, CAPAZ Y HABILITADO para ser, tener o realizar algo…

de por sí la misma palabra conlleva un LOGRO si posteriormente me COMPROMETO
Para muchos implica tener/poseer los mecanismos para hacer que otros hagan lo que yo quiero…(influencia, autoridad, manipulación)

Para otros significa que tengo los medios para influir sustancialmente la vida de otros con mis decisiones

Para otros menos que tengo la capacidad para obrar lo que quiero en mi vida

Esta visión nos pone en la situación de analizar cuál es la fuente de ese poder.

Y qué es? ni más ni menos que el lugar desde donde obtengo EL PODER…al darle personalidad y vida propia, al cosificarlo y hacerlo susceptible de mi propiedad....aparece necesario distinguir de donde lo obtengo.

Poder coercitivo
Poder de recompensa
Poder legítimo
Poder de experto
Poder referente
Poder material – status
En todos los casos, la fuente de este poder (que se dice se posee o tiene) es EXTERNA al sujeto que la posee, es decir que el origen del poder está fuera de él.

Qué pasa cuando la fuente desaparece? DESAPARECE el PODER con ella.

Es importante también distinguir que cuando el poder se obtiene de una fuente externa, al mismo tiempo que se obtiene se asume un COMPROMISO con esa fuente…

Visto el PODER como diferencia de FUERZAS/POSIBILIDADES,
puede connotar una relación ASIMETRICA, cuando su ejercicio no cuenta con el compromiso o elección legítima de quien es objeto del poder. (caso de coerción o manipulación).
O bien puede tratarse de una relación SIMETRICA, dónde hay un compromiso o elección legítima por parte del segundo. (caso de la autoridad y la influencia)

Cual es la diferencia entre:

Manipulación

Influencia

Autoridad

Descendente

Ascendente

Lateral

A mi juicio, la visión acerca de cómo se ejerce el poder dentro de ellas es la clave para determinar la propensión de una organización al cambio cultural.

No es imposible, pero es justamente en ese dominio donde se requiere profundizar el trabajo.

Se refiere a la totalidad del modo de vida de los miembros de una sociedad;
incluye el modo de vestir, sus costumbres matrimoniales y la vida familiar; sus modelos de trabajo, las ceremonias religiosas y sus pasatiempos.
cubre además, los bienes que crean y que adquieren significados para ellos

Es un fenómeno Social
se produce en el ser humano en su interacción con otros (familia, grupos diversos, trabajo, país, etnia)

Transmitida
dentro de cada sistema/grupo

Invisible/intangible/omnipresente
se incorpora a nivel inconsciente en el ser humano

La cultura esta compuesta por las interpretaciones de un mundo, y dichas interpretaciones se comparten en forma colectiva, en un proceso social.

Son aceptadas y unen a un conjunto de individuos en una entidad denominada organización.

Cuanto más entrelazadas estén éstas, más fuerte es la cultura.

1-Producciones
2.Valores - Normas
3.Presunciones/Interpretaciones

Fundamentalmente adhiero a la noción de proceso cultural, en una visión dinámica y evolutiva.

Fuertes o Débiles
Cultura Burocrática
Cultura Rutinaria
Cultura Soñadora
Cultura orientada al éxito
Concentradas o Fragmentadas
Tendientes al cierre o a la apertura
Autónomas o Reflejas
Cultura Soñadora
Cultura orientada al éxito

modelo

Énfasis puesto en la vulnerabilidad e interacción de riesgos, es decir si un riesgo es relevante como de alto impacto debe ser tratado.
Debe haber un equilibrio entre impacto y probabilidad, y la vulnerabilidad junto con lo probabilidad debe ser tenida en cuenta al igual que el momento apropiado para tomar, en consecuencia, una decisión inteligente y consiente, es decir, el conjunto de actividades, relaciones y decisiones orientadas a tratar el potencial de que una pérdida exista, por la ocurrencia de un evento o una serie de eventos, con un efecto adverso sobre el logro de los objetivos de una organización.

Riesgos internos: procesos, operaciones, responsabilidad social, financias, estrategias, litigios y contingencias
Riesgos externos: Leyes y regulaciones extranjeras, económicos, tecnológicos , desastres naturales, ambientales, desastres financieros.

La IERM es la aplicación de las capacidades de manera consiente, inteligente y comprometida para el análisis, identificación evaluación y decisión de la administración de los riesgos

El control interno se relaciona con el proceso gerencial, debido a que es un conjunto de acciones actividades planes, políticas, etcétera que desarrollan los integrantes de una organización, considerando los objetivos de esta. (Disminución de riesgos, búsqueda de eficiencia de los procesos).

En cuanto al control de gestión es un monitoreo del proceso, recopila información, es un proceso de retroalimentación, mide estándares y resultados( pruebas de cumplimiento) para la toma de decisiones

Autoridad: se vincula a la existencia de cierta legitimidad y de una estructura jerárquica que conlleva a ordenamientos institucionalizados
La autoridad se legitima en una estructura jerarquica

la historia de la calidad está ligada directamente desde épocas anteriores al nacimiento de cristo, en la construcción de las casas, en la edad media surge la calidad de los productos y se popularizo la costumbre de ponerles marca, a fines del siglo xix y durante las tres primeras décadas del siglo xx con las aportaciones de Taylor, la inspección se separó de la producción, los productos se caracterizan por sus partes o componentes intercambiables.
Durante la primera guerra mundial, los sistemas de fabricación fueron más complicados implicando el control de gran número de trabajadores por uno de los capataces de producción y así aparecieron los primeros inspectores de tiempo completo el cual se denominó como control de calidad por inspección.